Mnoho faktur a dokumentů se dnes posílá e-mailem, takže existují pouze v elektronické podobě, ale některé se stále skladují ve fyzické formě. Vy pak nevíte, jestli máte hledanou věc uloženou v počítači, nebo ji máte hledat raději v šanonu na poličce. Co takhle udělat si v tom pořádek?
Abyste v tom měli jasno, je dobré uchovávat všechny dokumenty v jedné formě. Tisknout je by bylo plýtvání papírem a penězi (za toner, tiskárnu, papíry), proto je lepší vsadit na digitalizaci dokumentů.
Proč jsou lepší digitální dokumenty?
Za prvé vám nezabírají žádný fyzický prostor. Nemusíte je třídit do šanonů, rovnat do poliček a popisovat. Místo toho je roztřídíte do složky a složku na konci každého měsíce zkomprimujete, aby zabírala méně místa na disku. Uložit je můžete třeba do cloudového úložiště, abyste k nim měli přístup odkudkoliv.
Není to zbytečně složité?
Můžete namítnout, že vytisknout dokumenty zvládne tiskárna, zato skenovat je do počítače musí člověk. To je sice pravda, ale kdo říká, že to musíte být vy? Buď si na skenování faktur, výpisů, smluv zaplatíte brigádníka, který polovinu času stráví na Facebooku, nebo si najmete firmu.
Přesně na činnost digitalizace a archivace dokumentů v digitální podobě se zaměřuje slovenská skupina Swiss Post Solutions. O vaše dokumenty se postarají 24/7, všechnu zdlouhavou práci udělají za vás a ve všem za vás udržují pořádek.
Digitální vs. papírový archiv
V digitálních dokumentech se snadno vyhledává a na jedno úložné médium se jich vejdou tisíce. V rámci procesu archivace umí odborníci ve Swiss Post Solutions pomocí algoritmů převést písmena z naskenovaného dokumentu do textové podoby, aby se v nich posléze dalo vyhledávat. Rozpoznávat se takhle dají i kódy, značky, zaškrtávací pole aj.
Materiály se ukládají nejčastěji na CD nebo DVD nosiče či externí disky. Je možné je nahrát na webový server, abyste k nim měli okamžitý přístup odkudkoliv.